スピーディでスマートなワークフロー確立に役立つシステム

コスト削減に役立つ

good program

コンピュータソフトのワークフローシステムが登場する前の時代において、ひとつの稟議書が生まれてから、それが決裁の判を押されるまでの期間に消費されるものについて考えてみたとき、紙と時間が大いに消費されることがわかってきます。現代のワークフローシステムを使えば、何と言ってもコンピュータの中で作成することが出来るし、インターネットの回線を通じて一瞬で送ることも出来、最近ではセキュリティ面でも信用できる電子印鑑のシステムも確立されています。文書管理システムとともにワークフローシステムを活用すれば、紙を使っていた頃と同じように、あるいはシステム上で作成した書類は破れたりすることもどこかに紛れ込んだりすることもないので、むしろもっと状況は良くなります。もちろん、紙を使っていた頃に比べて大幅にコストを削減することが出来るのは、言うまでもありません。紙の書類を使ったワークフローの仕組みから、コンピュータソフトを使ったワークフローシステムへの移行によって削ることが出来るのは、書類のための紙にまつわるコスト、そして時間的なコストです。

単純に考えて、紙が必要ないのだから紙代が浮くということはすぐに思いつきますが、その他にも、印刷に使うためのインクとか、プリンターを動かさなければならないこととか、あるいは紙の書類を運ばなければならないことについても、考えることが出来ます。それらの作業にかかるコストはまるまる削り落とすことが可能なのです。たとえば、最終的に決裁の判を押してくれる人が、たまたま同じビル内にいない場合は届けに行かなければいけませんが、コンピュータ上ならすぐにやり取り可能です。また、あらゆることが終わり、稟議書がその役割を失ったあと、廃棄するということになった場合、重要なビジネス文書のひとつですから、もちろんただ単に丸めて捨てるというわけにはいかないし、最近ではオフィス用シュレッダーだけでなく専門業者による、紙をバラバラの細かいチリの状態にしてしまう破砕処理という方法も用いられています。そのために必要なコストも、ワークフローシステムを取り入れたときに削ることが出来るのです。