スピーディでスマートなワークフロー確立に役立つシステム

稟議書の作成

good program

稟議書というペーパーが書かれるところから、ある仕事は始まるのだと表現して、さしつかえはありません。そのペーパーは起案した人が書くものであり、その仕事の必要性について、実際に行うべき事柄について提案がなされるという形になっています。ある新しい仕事を始めるとき、多くの組織では稟議書を作成して関係者がその承認を行い、最終的に「上」が決裁を下してスタートをきるという流れを採用しています。この稟議書を、承認してゆく関係者に、そして最終的に判断を下す決裁者に、送り届けるためのシステムが、ワークフローシステムとして稼働しているものなのです。ところで、上にペーパーと書いたように、コンピュータも何も存在していなかった頃の稟議書は、実際に紙に書かれた書類であり、それがさまざまな部署や関係者のもとに運ばれて署名なり印鑑なりで承認されるという流れになっていました。それが、ひと昔前のワークフローシステムであったわけです。しかし、今は違います。コンピュータが登場し、システムをつかさどるソフトが登場したことによって、状況は大きく変化したのでした。

ワークフローシステムがコンピュータを使って行われるようになったことで、まず可能になったのは何と言ってもペーパーレス化です。上にはペーパーと書きはしましたが、実際にインクで紙に印字して作られる稟議書は、現代のワークフローシステムにおいては存在しません。それはワードやエクセルソフトによって作成され、コンピュータ内をネットワークをわたって移動します。要するにそれで紙を1枚節約することが出来たわけです。1枚ではペラペラの紙も、何枚も重なっていくと厚みと重みを増します。ワークフローシステムによって、結果的にその分のスペースをカットすることが出来るわけで、ビジネスはスマート化します。もちろん、稟議書が関係者の間を移動して決裁者のもとにつくまでの時間が、短く済むことも忘れてはいけません。