スピーディでスマートなワークフロー確立に役立つシステム

電子印鑑

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日本のビジネスの世界というのは、最先端テクノロジーを活用して便利さやスピードを追求する一方で、昔ながらの方法や考え方にこだわりを持つ部分もあります。どこかの会社の入社試験を受けてビジネスの世界に参入しようとする若い人は、履歴書を手書きで書けと教えられます。パソコンで作成したほうが楽だしミスもなく出来るのに。同じように、印鑑というものも、未だに大きな力を持っています。何かといえば書類に判を押したがる、それが日本のビジネス業界なのです。そして、そんな業界の特性に合わせて、最先端のワークフローシステムは電子印鑑のシステムを取り入れています。ワークフローシステムの中で、承認や決定といったことが行われる際、電子印鑑がシステム内で作成され、閲覧される稟議書などの書類に、押されることになるのです。

ワークフローシステムの中で見られる電子印鑑は、実際に印鑑を押した紙を見るのと同じように、パソコン画面上で判を押された書類を見ることが出来るものです。要するに、ワープロソフトで文章を打つように、書類の所定の位置に印鑑を押すということが、可能になっているわけです。もちろん、印鑑というのは個人の意思を明らかにするものですから、複製されたり悪用されたりしては困りますし、何と言ってもコンピュータのことだからそういうのも簡単にできそうな感じがします。しかし、電子印鑑もまた、実際に使われる印鑑と同じように、たとえば同じ名前の印鑑が2つあったとしたら、ひとつずつ別のものなのです。印鑑に付けられているナンバーがその違いを明らかにしてくれますし、判を押すときにはパスワードが必要になるなど、セキュリティもしっかりしたものになっています。こういうものがあって、ワークフローシステムは便利に使えるようになっているのです。